Estar ocupado não é sinônimo de produtividade
QUARTA LIÇÃO DA SÉRIE – 10 LIÇÕES QUE TODO GESTOR DE ACADEMIA DEVE CONHECER
Gestão do Tempo
Um dos maiores desafios para um gestor é a administração do tempo, pois em boa parte dele, temos coisas que precisam ser resolvidas o mais rápido possível, a maioria é extremamente urgente, e caso não sejas feitas, a dor de cabeça será enorme.
Entretanto, citando uma velha frase de Dwight D. Eisenhower:
O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante.
Dwight Eisenhower
O autor desta frase é conhecido como o “papa” do gerenciamento do tempo, e sua matriz – conhecida como Matriz de Eisenhower – é mundialmente difundida entre aqueles que buscam uma forma de organizar e gerenciar melhor o seu tempo.
Quando perguntamos as clientes porque eles não conseguem tempo para treinar ouvimos as mesmas justificativas que os gestores oferecem ao serem perguntados por que não conseguem fazer as atividades estratégicas. – Não tenho tempo!
Na verdade, sabemos que mais do que falta de tempo, o problema é uma questão de priorização.
Gestão do tempo é o processo de organizar e planejar como o tempo será utilizado para permitir o encaixe de tudo que for importante e prioritário em um planejamento de curto, médio e longo prazo.
A grande dificuldade está em quebrar um ritmo que está incorporado no seu dia a dia, trazendo uma sensação que pode ser resumida na seguinte frase:
– Estou aqui o dia todo resolvendo problemas e a disposição deles”, mesmo assim termino o dia com a sensação que não fiz nada e o que era mais importante não foi resolvido.
Um bom gerenciamento do tempo requer uma mudança de hábito, enxergar prioridades, dividir o que realmente é importante de atividades realizadas por repetição ou impulso. Estar ocupado não é sinônimo de produtividade, assim como estar desocupado não é sinônimo de falta do que fazer, mas talvez resultado de uma boa gestão do tempo.
Quantas vezes você passou o dia iniciando diversas tarefas sem conseguir concluir nenhuma? Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir nossas atenções com o variado número de tarefas que surgem durante nossa rotina.
Quantas vezes deixamos de fazer coisas pessoais importantes como por exemplo exercícios físicos em função da falta de planejamento de outra pessoa ou emergências?
Equilibrar as diversas atividades que circundam sua rotina, sejam elas de caráter pessoal ou profissional, é fundamental para alcançar uma boa qualidade de vida.
Descobrir os diferentes “papeis” que você representa e as atividades que eles demandam, pode ser um caminho para entender a distribuição do tempo entre eles. Alguns exemplos que podem aparecer na sua agenda: “
- Ser Pai ou mãe
- Ser Filho
- Ser marido/esposa/namorado(a)
- Ser amigo(a)
- Ser responsável por um negócio, departamento, área ou grupo de pessoas
- Ser parte de uma instituição
- Ser você mesmo
Essas pessoas ou papéis terão espaço no seu dia a dia de acordo com um planejamento ou mesmo de acordo com uma urgência que não estava planejada.
Até para uma urgência é necessário saber do que está se abrindo mão para poder comunicar e ou delegar suas responsabilidades em função de um motivo importante e não planejado.
Resolver urgências faz parte da vida e não podemos achar que um planejamento é fixo ou inegociável, mas sim que o que estava planejado pode ser alterado com mais eficácia do que se fosse deixado ao acaso.
10 Benefícios de gerenciar bem o tempo
- Redução do Stress seu e da equipe
- Redução de imprevistos
- Aumento da produtividade
- Melhoria da qualidade da entrega
- Redução de erros e retrabalho
- Aumento do tempo estratégico
- Redução do tempo “perdido” ocioso ou mal direcionado
- Melhoria no atingimento de resultados
- Redução do esforço a médio prazo
- Redução de custos
Regras de ouro na gestão do tempo
Saber priorizar – definir o que é mais importante e garantir espaço na agenda
Saber delegar – separar o que só você poderia fazer e o que pode ser delegado
Saber preparar – providenciar capacitação para quem assumirá novas atribuições
Saber quantificar – definir o tempo necessário e periodicidade de cada atividade
Saber medir – criar formas de avaliar se aquele modelo funciona ou deve ser revisto
Criando listas de tarefas
Para alimentar uma agenda, o acúmulo de responsabilidades, metas ou desejos tem que sair da sua cabeça para um lugar visível. Não há uma única disciplina ou sistema de gerenciamento de tempo no mundo que não gire em torno de fazer ou utilizar listas.
Exemplos de listas:
- Lista de atividades de rotina, recorrentes ou não, que podem ser lançadas diariamente, semanalmente ou mensalmente.
- Lista de pessoas para entrar em contato
- Lista de processos que precisem ser tratados para a melhoraria continua
Um líder e suas equipes devem reservar um espaço em suas rotinas, para usar e revisar regularmente estas listas e nortear as decisões.
Aplicando a matriz de gestão do tempo
Refletir sobre nossos hábitos não é tarefa fácil, mas a matriz vai ajudar muito neste sentido. Essa matriz, separada em quadrantes, tem como objetivo dar maior visão de como o seu tempo está dividido, para poder corrigi-lo e focar no que realmente é importante e no que faz o seu tempo valer a pena.
Quadrante 1 – Urgente e importante
Aqui se encaixam as tarefas que precisam ser finalizadas o mais rápido possível ou não podem ser delegadas em função de risco ou impacto para o negócio e não estavam planejadas.
Exemplo: Um acidente grave com algum cliente dentro do ambiente da academia necessitará da sua participação, mesmo que o procedimento de primeiros socorros tenha sido aplicado
Também há oportunidades que surgem com prazos curtos para serem finalizadas
Exemplo: um evento patrocinado que não estava planejado, mas trará um impacto positivo para a academia.
Há também assuntos que deixamos de tratar quando eles eram importantes e não urgentes, mas se tornaram urgências por diferentes razões.
Exemplo: Racionamento de água que estava previsto, mas por falta de um plano de ação, deixou a academia sem condições de funcionamento por questões sanitárias.
No livro 7 hábitos de pessoas altamente eficazes, Stephen Covey atribui que 90% das pessoas estão agindo dentro desse quadrante. Isso faz com que os ganhos sejam prejudicados e os problemas fiquem cada vez mais evidentes, incluindo estresse, perda de produtividade e riscos de não entregar dentro do prazo.
Quanto mais tarefas existirem neste quadrante, mais evidente ficarão as falhas ocorridas no quadrante 2.
Quadrante 2 – Não urgente e importante
Este é o quadrante estratégico onde devemos concentrar nossos esforços, para prevenir urgências.
Alguns exemplos: processos, procedimentos, gestão de pessoas, o desenvolvimento de relacionamentos com fornecedores, análise de mercado enfim tudo que for relacionado a fase de planejamento e a identificação de oportunidades.
É o quadrante normalmente negligenciado, justamente pelo fato das tarefas não serem urgentes, ou seja, “podem ser deixadas para depois”.
A atenção neste quadrante traz todos os benefícios da gestão preventiva: controle, equilíbrio interno, redução de crises e custos, oportunidades e ameaças tratadas com tempo e planejamento para uma melhor execução e descentralização.
Quadrante 3 – Urgente e não importante
Aqui está representada a figura clássica da centralização, pois desde problemas da catraca até a falta de álcool para limpar os colchonetes gerando reclamações dos alunos tem que ser resolvidas pelo “dono”.
Neste quadrante estão as atividades que outras pessoas poderiam ou deveriam assumir, mas que por “falta de tempo” elas não foram capacitadas. São falsas atividades-chave que fazem os líderes acreditar que são produtivos, participativos e que estão ajudando a equipe a avançar no dia a dia.
Exemplos: telefonemas de fornecedores que somente o dono pode atender antes mesmo de saber se preciso comprar algo, inúmeras reuniões para tudo o tempo todo, , interrupções constantes de colaboradores e alunos que se sentem alimentados em conversar com o proprietário.
O objetivo ao refletir sobre as atividades deste quadrante é de parar de fazer o trabalho dos outros e se concentrar em fazer com que o trabalho seja realizado pelos outros. Algumas atividades estão ligadas a macroprocessos importantes que não são colocadas no quadrante 2 e nunca são tratadas, exigindo que você as execute no quadrante 3.
Exemplo: um professor que apresenta problemas constantemente e apesar dos feedbacks ele não melhora, você não pode desligá-lo porque não tem outro para colocar no lugar e por isso precisa assumir novas conversas. Quadrante 3 certo? Errado, virou quadrante 3. Seria quadrante 2 se existe um planejamento para criar mão de obra através de um programa de estágio, ou em buscar opções através de processos seletivos bem estruturados. Dessa forma o tempo que está sendo gasto no quadrante 3, rouba tempo do 2 e você nunca sobrará tempo na sua agenda!
Quadrante 4 – Não urgente e não importante
São as distrações que estão associadas a hábitos, o famoso “piloto automático” que fazemos sem pensar e tomam um tempo precioso.
- São aquelas checadas excessivas no celular, em especial nas redes sociais
- Tempo de fofoca ou conversas improdutivas
Não é importante e também não é urgente, descarte!
Agora que você conhece a Matriz e seus quadrantes, experimente colocar em prática através do passo a passo abaixo:
- Liste todas as coisas que compoem a sua rotina e/ou que você gostaria de fazer
- Aplique a matriz de gestão do tempo de Eisenhower
- Escolha um modelo de agenda, seja ela digital ou no física
- Estimule as pessoas a seu redor a fazer o mesmo
- Deixe um espaço para urgências, elas não avisam quando chegarão
- Priorize o que for mais importante e encaixe como prioridade no quadrante 2
- Delegue o que estiver no quadrante 3
- Descarte o que estiver no quadrante 4
- Crie planos de ação para cada atividade
- Defina prazos factíveis para a conclusão
- Calcule o tempo pensando em todas as etapas
- Negocie e ajuste a sua agenda com a de todos os envolvidos
- Atualize a lista com o que foi feito e deixe visível as tarefas concluídas
- Reconheça e celebre o que for concluido com os participantes
- Reinicie o processo
Seja Perseverante – Para uma mudança acontecer ou para implantarmos algo novo, passamos por algumas etapas, que podem exigir um esforço extra para se tornar realidade:
- Negação – Não acredita que é importante ou que o problema existe
- Resistência – Acha que é impossível ou muito dificil de aplicar
- Mudança – Inclui pequenas alterações
- Automatização – Adquire um novo hábito e não percebe as mudanças
A partir da 4ª etapa pode se estudar a aquisição de um novo hábito, pois o espaço já está aberto para novas práticas. No caso da gestão do tempo a automação é de grande valia, pois uma vez aprendido e assimilado, o tempo envolvido para a execução é o menor possível e a qualidade do resultado é a esperada.
Adote uma agenda que se adapte ao seu estilo
Ter uma agenda que funcione com seu estilo é um passo importante para a aquisição de um novo hábito.
As agendas dos celulares têm se mostrado muito úteis e práticas pois estão na palma da mão o tempo todo. As rotinas quando bem administradas e organizadas nos menores detalhes, permitem análises futuras e rastreamento do que foi feito, facilitando a revisão dos planos.
Escolha uma agenda que proporcione conforto e praticidade, ela estará presente o tempo todo e em todos os lugares, portanto também deve ser leve e prática. Anote todos seus compromissos, crie etiquetas que facilitem a visualização daquilo que é passível de negociação ou que é inegociável. Dessa forma você evita esquecer suas responsabilidades e ou de mexer onde não deve.
Termine o que começar
A ansiedade de atender a tudo e a todos o tempo todo é uma vilã da conclusão de tarefas. As tarefas iniciadas e não concluídas se acumulando vão gerar a sensação de ineficácia, incompetência e frustração. Saiba dizer “não” para o que não for importante ou encaixe no momento que seu tempo permitir.
Nunca deixe suas tarefas para outro dia ou para qualquer momento senão aquele que você planejou, isso é sinônimo de procrastinação ou falta de foco – a menos que aconteça algo bem urgente e que só você possa resolver. Uma boa dica é iniciar o dia analisando aquilo que precisa ser feito e é inegociável, colocando prioridade nisso.
O que for extra e couber no seu dia faça, mas não deixe nada que for importante de lado, ao final do dia faça uma avaliação, marque e celebre aquilo que foi realizado.
Essa recompensa diária de realizações aumentará seu foco e naquele momento será possível remanejar para outros dias o que não era importante e estava listado.
Planeje seus dias, semana e meses. Afinal, como diz o ditado: “quem trabalha demais não tem tempo para ganhar dinheiro”. E essa é a mais pura verdade! É como se você, que está ocupado demais, não soubesse gerenciar seu tempo e deixasse passar boas oportunidades de projetos de crescimento.
O escritor, Scott Turow escreveu seu primeiro romance usando o tempo entre o seu deslocamento nos metrôs de Nova Iorque. Ao redor dele, outras pessoas estavam apenas matando tempo. Para a maioria das pessoas, esses minutos não importam. Então quando você dá a desculpa de que “são apenas 10 minutos”, você está perdendo tempo.
Caso Real
Um fabricante de equipamentos criou uma ação em forma de “Game” que envolvia várias academias do país, cujo objetivo era aumentar a retenção pelo uso dos equipamentos “cardio”.
Oferecemos a participação a uma academia que inicialmente gostou da ideia e investiu R$ 3.000,00 na aquisição de brindes para promover a ação e premiar os vencedores.
Após a compra, a equipe não parou para organizar o evento, motivo? FALTA DE TEMPO. Um dia antes da ação começar não tinham sido passadas as instruções de como seria o funcionamento, infraestrutura, enfim, nada de concreto.
Ao entrar em contato com o cliente, soubemos que ele estava arrependido de ter investido na ação e pensava em desistir da participação pois não teve tempo para cuidar do evento.
Utilizando algumas ações de gestão participativa, envolvemos um grupo de pessoas para assumir o evento, pois eles tinham “tempo” para adquirir as informações, organizar e lançar o “game”.
Resultado? A academia terminou na 4 º colocação, a equipe que assumiu o evento se sentiu valorizada e os clientes FIDELIZADOS!